Política de Privacidad
CSI - Accesa2
1. Introducción y alcance
Esta Política de Privacidad explica qué información trata la plataforma Accesa2, para qué la usa, cómo la protege y cuáles son las responsabilidades de cada parte. Al usar las aplicaciones, el portal administrativo, los dispositivos o el sitio web de Accesa2, usted acepta los términos aquí descritos.
Accesa2 es una plataforma de control de acceso para comunidades residenciales, condominios y edificios de oficinas, basada en códigos QR, lectura de documentos de identificación y placas, fotografía, asistencia por voz (Accesa Box) y TAG de largo alcance. La plataforma es desarrollada y operada por Corporación Sinergia e Innovación, S.A. Con el respaldo tecnológico de CODIGO-GO GROUP, S.A. (en adelante, "Accesa2", "nosotros" o "la Empresa").
Datos de la Empresa: Corporación Sinergia e Innovación, S.A. · NIT: 11921408-3 · Dirección: Calzada Aguilar Batres 45-54 Colonia Monte María Oficina 121 Centro Empresarial, Zona 11, Villa Nueva, Guatemala., Guatemala · administracion@accesa2.com · Teléfono: +502 3995 2090.
Esta política aplica a:
• La aplicación móvil para residentes.
• La aplicación de garita para agentes de seguridad.
• El portal administrativo web para juntas directivas y administradores.
• Los dispositivos instalados en sitio (lectoras, cámaras, Accesa Box, TAG).
• El sitio web accesa2.com.
Esta política se complementa con los Términos y Condiciones de Uso, el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) y el contrato de servicio firmado con cada comunidad. Si existe conflicto, prevalece el contrato firmado.
2. Definiciones
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Término |
Significado |
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Comunidad Cliente |
Condominio, residencial, edificio o entidad que contrata Accesa2, representada por su junta directiva o administración. |
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Administrador |
Persona designada por la Comunidad Cliente para gestionar el portal, las unidades, los residentes y las reglas de acceso. |
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Residente |
Propietario, inquilino o habitante registrado por la Comunidad Cliente. |
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Visitante |
Persona que ingresa con una invitación o código QR generado por un Residente, o registrada en garita. |
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Agente de seguridad |
Personal de garita que valida accesos con la aplicación de garita. |
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Datos personales |
Cualquier información que identifica o hace identificable a una persona: nombre, DPI, fotografía, placa, teléfono, entre otros. |
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Registro de acceso |
Bitácora de entradas y salidas con fecha, hora, punto de acceso, método y evidencia asociada. |
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Tratamiento |
Cualquier operación sobre datos: captura, almacenamiento, consulta, uso, transmisión o eliminación. |
3. Información que recopilamos
Recopilamos únicamente la información necesaria para operar el control de acceso que la Comunidad Cliente configura. Qué datos se capturan en cada sitio depende de los módulos contratados, de la configuración y protocolos que defina cada administración.
Titular |
Datos que se pueden tratar |
Origen |
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Administradores |
Nombre, correo, teléfono, cargo, credenciales de acceso, acciones realizadas en el portal. |
Comunidad Cliente / el propio usuario |
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Residentes |
Nombre, unidad o casa, numero de documento, teléfono, correo, vehículos y placas, TAG asignado, invitaciones generadas, preferencias de notificación. |
Administración / el propio residente |
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Visitantes |
Nombre, número del DPI o licencia, teléfono, correo electrónico, dirección, tipo de licencia, fecha de vencimiento fotografía facial, placa y fotografía del vehículo, residente que autoriza, fecha y hora de ingreso y salida. |
Residente que invita / captura en garita |
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Agentes de seguridad |
Nombre, usuario, turno, dispositivo y acciones de validación. |
Comunidad Cliente o empresa de seguridad |
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Todos los usuarios de apps |
Identificador del dispositivo, sistema operativo, versión de la app, token de notificaciones, dirección IP, registros técnicos y de errores. |
Generados automáticamente |
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Accesa Box (voz) |
Interacciones de voz y audio necesarios para atender la solicitud de acceso, según configuración del sitio. |
Dispositivo en sitio |
No solicitamos datos bancarios, información de salud, religión, afiliación política ni otros datos sensibles. Si un usuario los ingresa voluntariamente en campos de texto libre, lo hace bajo su responsabilidad.
4. Para qué usamos la información
Usamos los datos exclusivamente para prestar, asegurar y mejorar el servicio de control de acceso:
1. Generar, enviar y validar invitaciones y códigos QR.
2. Identificar a visitantes y vehículos en el punto de acceso, y registrar la evidencia (fotografías, DPI, placa) que la Comunidad Cliente haya solicitado.
3. Mantener la bitácora de accesos para consulta de la administración y del residente que autorizó.
4. Enviar notificaciones de llegada, salida y eventos de seguridad.
5. Brindar soporte técnico y atender solicitudes de los usuarios.
6. Detectar y prevenir fraude, uso indebido o accesos no autorizados a la plataforma.
7. Garantizar la continuidad del servicio mediante respaldos y realización, según nuestros terminos de servicio (SLA).
8. Generar estadísticas agregadas y anónimas de uso para mejorar el producto.
9. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.
No vendemos ni alquilamos datos personales. No usamos los datos de residentes ni visitantes para publicidad de terceros. Cualquier comunicación comercial de Accesa2 se dirige a Administradores o Comunidades Cliente, y puede cancelarse en cualquier momento.
5. Roles: quién decide sobre los datos
La Comunidad Cliente es la responsable de los datos de sus residentes, visitantes y personal; Accesa2 actúa únicamente como proveedor tecnológico que los trata por cuenta y bajo responsabilidad e instrucciones de la Comunidad Cliente.
La Comunidad Cliente decide (condominio / edificio):
• Qué módulos se activan (fotografía facial, lectura de DPI, placas, TAG, voz).
• Quiénes son residentes autorizados y qué permisos tiene cada unidad.
• Quién dentro de la administración o la empresa de seguridad puede consultar bitácoras y evidencias.
• Cómo informa a residentes y visitantes sobre el uso de cámaras y la captura de datos en sus instalaciones.
• Activar la autenticación de dos factores para su usuario administrador del portal administrativo de Accesa2 (2FA/MFA) esto añaden una capa de seguridad a tus cuentas mediante códigos temporales TOTP (contraseña de un solo uso basada en el tiempo): utilizando una aplicación de doble autenticación como Google Autenticator, Microsoft Authenticator, 2FAS u otro.
Accesa2 se compromete a:
• Tratar los datos solo para prestar el servicio contratado.
• Aplicar las medidas de seguridad descritas en esta política.
• No usar los datos de una Comunidad Cliente para beneficio de otra.
• Asistir a la Comunidad Cliente en la atención de solicitudes de los titulares.
• Devolver o eliminar los datos al terminar el contrato, según la sección 10.
Las decisiones operativas en sitio, como permitir o negar el ingreso, las toma el personal de la Comunidad Cliente o su empresa de seguridad. Accesa2 provee la herramienta de validación, pero no decide sobre el ingreso de ninguna persona.
6. Consentimiento y base del tratamiento
Tratamos los datos con base en el contrato de servicio con la Comunidad Cliente, el consentimiento de los usuarios y el interés legítimo de seguridad de la comunidad.
• Residentes y administradores: aceptan esta política al crear su cuenta o usar la aplicación.
• Visitantes: al aceptar una invitación, presentar su documento o ingresar a un área señalizada con control de acceso, consienten la captura de los datos necesarios para registrar su ingreso. El acceso a la propiedad es una condición que fija la Comunidad Cliente; quien no desee proporcionar los datos puede no ingresar.
• Residente que invita: al registrar datos de un tercero (nombre, teléfono, documento), declara que cuenta con autorización para compartirlos con el fin de gestionar su acceso.
• Señalización: la Comunidad Cliente es responsable de colocar avisos visibles de videovigilancia y control de acceso en sus ingresos.
El usuario puede retirar su consentimiento solicitando la baja de su cuenta. Esto no afecta los registros de acceso ya generados, que la Comunidad Cliente conserva por razones de seguridad durante el plazo de la sección 10.
7. Con quién compartimos información
Solo compartimos datos cuando es necesario para prestar el servicio o cuando la ley lo exige.
Destinatario |
Qué recibe |
Motivo |
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Administración de la Comunidad Cliente |
Datos de residentes, visitantes y bitácoras de su propia comunidad. |
Gestión y seguridad del inmueble |
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Agentes de seguridad en garita |
Datos de la invitación y del visitante al momento de validar. |
Control del ingreso |
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Residente que invita |
Confirmación de llegada y salida de sus propios visitantes. |
Notificación |
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Proveedores de infraestructura (nube, CDN, firewall de aplicaciones, mensajería y notificaciones) |
Datos alojados o en tránsito, sin derecho a usarlos para fines propios. |
Hospedaje, seguridad y entrega del servicio |
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Autoridades competentes |
Lo que indique la orden. |
Requerimiento judicial, del Ministerio Público u otra autoridad con facultades legales |
Cuando una autoridad solicite información, la Empresa verificará la validez del requerimiento y, salvo prohibición legal, notificará a la Comunidad Cliente.
Los proveedores de infraestructura están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad. En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrán transferirse al sucesor, que quedará obligado por esta política.
8. Almacenamiento y ubicación de los datos
Los datos se alojan en infraestructura de nube de proveedores reconocidos, con una copia de contingencia en un servidor dedicado en Estados Unidos y Europa.
• Infraestructura primaria: servidores en la nube que pueden ubicarse fuera de Guatemala (por ejemplo, en Estados Unidos).
• Dispositivos en sitio: algunos equipos pueden guardar temporalmente información para operar sin conexión y la sincronizan cuando la conexión se restablece.
Al usar Accesa2, el usuario y la Comunidad Cliente aceptan que sus datos se almacenen y procesen en estos países. La Empresa exige a sus proveedores niveles de protección equivalentes a los descritos en esta política.
9. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables, acordes con la naturaleza de los datos y el estado de la técnica:
• Cifrado de las comunicaciones entre aplicaciones, dispositivos y servidores (HTTPS/TLS).
• Canales cifrados para la replicación entre la infraestructura primaria y la de contingencia.
• Firewall de aplicaciones web y protección contra ataques de denegación de servicio.
• Acceso a la base de datos restringido a redes internas y cuentas con privilegio mínimo.
• Credenciales y secretos guardados en almacenes cifrados, con rotación periódica.
• Códigos QR con vigencia limitada y validación en línea contra el servidor.
• Control de acceso por roles en el portal y registro de las acciones de administradores.
• Respaldos periódicos, réplica continua y pruebas de recuperación programadas.
• Autenticación en dos factores para el Portal Administrativo (código dinámico de autenticación) a travez de aplicaciones de seguridad.
Incidentes de seguridad: si detectamos un incidente que comprometa datos personales, lo contendremos, investigaremos y notificaremos a la Comunidad Cliente afectada sin demora injustificada, con la información disponible y las medidas tomadas.
Ningún sistema es completamente invulnerable. La Empresa no garantiza seguridad absoluta, y el usuario reconoce que la transmisión de información por internet conlleva riesgos que escapan al control razonable de la Empresa. Los compromisos de disponibilidad y recuperación se rigen por el SLA vigente.
10. Conservación de datos
Conservamos los datos mientras el contrato con la Comunidad Cliente esté vigente y durante los plazos indicados abajo, salvo que la Comunidad Cliente configure uno distinto o la ley exija otro.
Tipo de dato |
Plazo de conservación propuesto |
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Cuentas de residentes y administradores |
Mientras estén activas; se eliminan o anonimizan, después de su baja. |
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Bitácora de accesos y evidencias (fotos, DPI, placas) |
[6] meses desde el registro, o el plazo configurado por la Comunidad Cliente. |
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Registros técnicos y de seguridad |
Mientras estén activas |
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Respaldos |
Rotación automática; los datos eliminados desaparecen de los respaldos al completarse su ciclo de [30] días. |
Al terminar el contrato, la Comunidad Cliente puede solicitar una exportación de sus datos dentro de los [30] días siguientes. Vencido ese plazo, la Empresa eliminará o anonimizará los datos, excepto lo que deba conservar por obligación legal o para defensa ante reclamaciones.
11. Derechos de los titulares
Toda persona puede solicitar acceso, rectificación, actualización o eliminación de sus datos personales, conforme a la legislación de Guatemala.
• Residentes y administradores: pueden actualizar sus datos desde la aplicación o el portal administrativo, o escribir a ayuda@accesa2.com
• Visitantes: deben dirigir su solicitud a la administración de la comunidad que visitaron, por ser la responsable de esos registros. Si escriben directamente a Accesa2, trasladaremos la solicitud a la Comunidad Cliente.
Responderemos en un plazo de [15] días hábiles. Para proteger la información, pediremos verificar la identidad del solicitante.
La eliminación puede limitarse cuando los datos formen parte de una bitácora de seguridad vigente, de una investigación en curso, o cuando la ley o una autoridad exijan conservarlos.
12. Obligaciones de administradores y usuarios
La protección de los datos es compartida. Cada usuario es responsable del uso que da a la información a la que tiene acceso.
La Comunidad Cliente y sus administradores deben:
• Usar la información solo para fines de seguridad y administración del inmueble.
• No descargar, copiar, publicar ni compartir bitácoras, fotografías o datos de DPI fuera de esos fines.
• Asignar cuentas individuales y retirar el acceso de personal que deje sus funciones.
• Informar a residentes, visitantes y personal sobre el uso de la plataforma y colocar la señalización correspondiente.
• Responder por el uso que hagan de la información sus empleados, juntas directivas y empresas de seguridad.
Los residentes y agentes de seguridad deben:
• Mantener la confidencialidad de su usuario, contraseña y códigos QR.
• No compartir ni revender invitaciones o códigos con terceros no autorizados.
• Registrar datos veraces y contar con autorización para ingresar datos de terceros.
• No tomar capturas ni divulgar datos de otros usuarios.
• Reportar de inmediato cualquier pérdida de dispositivo o uso no autorizado.
El incumplimiento puede resultar en la suspensión de la cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
13. Limitación de responsabilidad
En la medida que lo permita la ley, la Empresa no será responsable por daños derivados de:
• El uso indebido de la información por parte de administradores, residentes, agentes de seguridad o terceros con acceso legítimo otorgado por la Comunidad Cliente.
• Credenciales, dispositivos o códigos QR compartidos, perdidos o comprometidos por el usuario.
• Datos falsos, incompletos o ingresados sin autorización del titular.
• Decisiones de permitir o negar el ingreso tomadas por el personal en sitio.
• Fallas de energía, conectividad, equipos o instalaciones bajo control de la Comunidad Cliente.
• Interrupciones de proveedores externos, caso fortuito o fuerza mayor.
• Accesos no autorizados que ocurran pese a haberse aplicado las medidas de seguridad razonables de la sección 9.
La responsabilidad total de la Empresa frente a la Comunidad Cliente se limita a lo pactado en el contrato de servicio y el SLA. Accesa2 es una herramienta de apoyo a la seguridad y no sustituye la vigilancia, los protocolos ni el criterio del personal de seguridad.
14. Menores de edad
Las cuentas de Accesa2 son para personas mayores de 18 años. Los datos de menores que ingresen como visitantes o habitantes se registran bajo la responsabilidad del residente o tutor que los autoriza, y solo con fines de control de acceso.
15. Cookies y tecnologías similares
El sitio web y el portal usan cookies necesarias para iniciar sesión, mantener la seguridad y recordar preferencias. Podemos usar cookies de analítica para entender el uso del sitio de forma agregada. El usuario puede bloquearlas desde su navegador, aunque algunas funciones podrían dejar de operar.
16. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la ley. Publicaremos la versión vigente en accesa2.com con su fecha de actualización y avisaremos a los Administradores de cambios relevantes. El uso continuado de la plataforma después de la publicación implica la aceptación de la nueva versión.
17. Ley aplicable y contacto
Esta política se rige por las leyes de la República de Guatemala. Cualquier controversia se someterá a los tribunales de la Ciudad de Guatemala, salvo que el contrato de servicio establezca otro mecanismo.
Para consultas sobre privacidad: administracion@accesa2.com · Teléfono: +502 3995 2090 / +502 2376 4657 · Dirección: Calzada Aguilar Batres 45-54 Colonia Monte María Oficina 121 Centro Empresarial, Zona 11, Villa Nueva, Guatemala..
Última actualización: 15 octubre 2026 · Versión 1.2